事情總是做不完?看日劇《我要準時下班》學時間管理,提升工作效率!

日劇《我要準時下班》探討「不合理的加班文化」,女主角東山結衣(吉高由里子飾)堅持每天準時下班,享受下班後的私人時間。然而她並非不努力工作,反而比其他人更加專注,以高效率完成份內工作,完美示範時間管理術!
By 加分誌 2021/09/06 00:00:00

文/Giselle     圖/KKTV提供、Shutterstock

秘訣1:維持整齊的桌面

劇中女主角東山結衣曾說:「據說一個人一年在辦公室找東西的時間,要花費150小時。」將所有文件分門別類整理成資料夾,電腦的檔案也歸納出秩序,就可以節省很多尋找的時間,整潔的環境也能讓人神清氣爽,進而更專注在工作上。即使想要放一些裝飾的公仔等小物,盡量選擇最喜歡的來擺放即可,因為如果桌面雜亂,不僅會浪費找東西的時間,甚至容易堆積灰塵,也會讓心情更煩躁。

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秘訣2:用便利貼排定工作計畫

東山結衣的電腦旁貼著許多張便利貼,早上來到辦公室,她會將今天的待辦事項寫成一張張的便利貼,全部貼在電腦螢幕旁,再根據事情的輕重緩急來移動便利貼的排序,以決定處理的順序,每完成一件事就撕掉一張便利貼。每天下班前,將最後一張便利貼撕掉,表示完成一整天的工作項目,然後輕快地打卡下班。

這樣的做法能夠一目瞭然確認今天需要完成的代辦事項,透過手寫的動作,也能加深印象、理清思路,不至於漏掉任何一件工作,最重要的是可以讓自己注意到工作的優先順序,一件一件地將事情處理完。

必須注意的是,不要在一天內硬塞太多工作,如果超出負荷的範圍的話,反而會造成壓力過大,影響工作效率。要依照自身能力安排工作份量,務必「今日事,今日畢」。

 

秘訣3:設定工作完成時間

排定好一天的工作計畫以後,接下來就是實踐了。為每一個任務設定所需花費的時間,在執行時用鬧鐘計時,來制約自己集中精力在時間內完成任務,避免被瑣事打斷,讓時間在不知不覺中溜走。

這個方法除了能幫助自己在時間內保持專注,也能讓自己更加掌握工作進度,一開始可能會低估完成一項工作所需的時間,若時間到了還完成不了,就表示應該將這項工作再切割成小任務,畢竟大腦的注意力有限,如此一來才能提升專注的品質。

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以上3點提高工作效率的秘訣,讓你在上班時拿出全副精神,用飽滿的鬥志面對工作,和劇中主角一樣,下班後喝啤酒、看電視、跟喜歡的人聊天,享受放鬆和休息的時光。惟有保持自己的最佳工作狀態,才能提高工作效率,達到理想的工作成效。