文／Giselle 圖／Shutterstock
身為出生即有網路的Z世代，手機與我們總是形影不離，走到哪裡都一定要帶著手機才會安心。然而研究顯示，年輕人無論是與親朋好友聯絡、工作上的溝通，都喜歡傳訊息更勝於打電話，有些人甚至在手機鈴響時刻意忽略，等到鈴響完才傳訊息找藉口說剛剛在忙、有事用訊息聯絡。
心理學家就指出，高達10%到15%的成人有「電話焦慮」，接電話、講電話、聽到鈴聲等，都會讓他們感到恐懼焦慮，這個情況在習慣以訊息溝通的年輕世代身上更加明顯。年輕人普遍認為，講電話的反應時間短、必須馬上做出回應，有電話來時就得停下手邊的工作、專心講電話，以上情形都讓人對於「接電話」產生很大的壓力！
職場必學電話禮儀
可別以為接電話是件簡單的小事，電話應對不僅是公司對外的第一層公關展現，也是每位職員都必須接觸到的工作，不常接觸電話的Z世代，常常在不知不覺中就踩到了電話地雷，而讓自己的印象分數大扣分！
以下整理了5個職場菜鳥最容易犯的電話地雷：
地雷1：應答詞不專業
職場人生的第一通電話響了！接起來卻是一聲「喂？」過於簡略的應答詞，感覺相當不專業！該如何應答才不會讓合作客戶印象大扣分呢？最基本的說法是：「您好！這裡是 OO 公司。」既維持應對禮貌，又能彰顯公司的良好形象。
地雷2：同事不在，直接回答「他去上廁所」
遇到打來找同事的電話，而剛好同事不在位子上，即便你知道同事真的是去上洗手間、生病請假，也應該為同事保留一點隱私。這時你可以回答：「他目前不在位子上」或是「正在會議中」，如此一來就不會太過直白，也可以順利傳達意思。
地雷3：先問「哪裡找」才說不在
問句的「順序」是很重要的眉角，千萬不要問完對方是誰，才跟對方說：「喔，他現在不方便接聽電話喔！」有可能會讓對方懷疑：「難道是不想接我的電話嗎？」正確的順序是：先說明同事不在，再詢問對方的身分。
地雷4：轉接前未問清楚對方身分
禮貌並專業的幫同事或主管接電話後，接下來這一步要注意！怎麼留電話訊息，將會是職場菜鳥的必修學問！代接電話時，務必問清楚來電者的姓名、公司、電話、商談事宜及來電時間，並仔細紀錄。職場菜鳥最常犯的錯誤，就是來電者說「跟他說我是XX他就知道了」，未留下任何相關的詳細資訊。如此一來不但可能造成同事一頭霧水，甚至連回電的號碼都沒有。只要多問一兩句並主動轉達，就能讓大家覺得你十分細心可靠。
地雷5：對方還未掛斷前就先掛電話
當你完美地避開前面4個電話地雷時，最後卻匆匆忙忙地掛上電話，讓對方聽到掛電話的「碰」一聲，前面的禮儀就白費了！如同送客時我們需要目送對方離開一樣，電話禮儀方面也要避免比對方早掛斷電話。
雖然同學們在出社會前練習商務電話的機會不多，但是一旦進入職場，一定要學會避開這些地雷，並將工作上的每件小事做好，才是認真負責的工作態度。
