簡報的目標：將之具體、量化
「曾經有學生來問我，請問簡報的投影片中，是否應置入動畫輔佐？一張投影片中，要放多少文字效果才是最好的？聽起來像是一般人對簡報常見的問題，但我卻只能回答他：『當你沒有具體的目標時，我無法為你評估後回答。』就像我們收到前進的指令，卻沒有具體目的地，該如何衡量用什麼交通工具、方式，才是合適的呢？」大班老師舉例。一場簡報，最重要的是確定其具體、量化的目標。例如，這場作業簡報，我是只求能得到合格的分數？還是想拿 100 分？這將從一開始就影響到簡報者預計花費的準備時間。
提早結束，才是準時
一般來說，簡報的時間都有限制，要如何在有限的時間內將訊息完整傳達呢？大班老師表示，無論是構思簡報的內容、或安排時程，都必須要從聽眾的角度出發。「如果我的簡報被安排在休息時間後的第一位，我可能會刻意晚一點才開場，也不會把重要的訊息放在最前面。」因為休息時間後，大家總是習慣慢慢地回到會場，也無法在一開場就集中注意力。這些都是在設計一場簡報時程安排的最開始就必須要考慮的。
另外，因為聽眾的注意力有限，「對簡報而言，提早結束，才是準 時。」大班老師說。簡報內容不宜過 為繁雜、冗長。多數簡報者，在欠缺充分練習的狀態下，無法在規定時間內結束簡報。大班老師建議：「那就將簡報內容精簡化吧！」提早結束，比講不完、匆匆結束的情形要好的多。
如何做好開場？
「各位聽眾，大家好。在今天開場前，我想問大家，你聽過 Apple Watch 嗎？」你曾在某場簡報中聽過這樣的開場白嗎？大班老師說，若是以華人為簡報對象的話，這將是最差勁的開場白之一。「在我看來，『問好、道歉、對不起』是最不好的三種開場。華人的文化背景使其普遍吝於表達，所以，你以為可帶動氣氛的招呼，可能只得淪於自問自答。而欠缺說服力的開場白，例如『大家好，不好意思⋯⋯我今天有點緊張、可能說得不太好，真的很抱歉⋯⋯。』也會讓聽眾一開始就對簡報者的信任度打折扣，這些都應盡量避免。」
另外，也常有學生詢問，簡報過程中，是否一定要有互動的橋段，才算生動的簡報？大班老師表示：「好的互動，得要有邏輯，而非為互動而互動。」有些簡報者安排的互動只是為了讓場面熱絡，和簡報內容沒有直接關係，這樣就失去實質意義了。
傳遞內容前，先了解聽眾的參與動機
傳遞內容前，必須先了解聽眾的參與動機。大班老師說：「有一次，我們去某家全球知名的美商上海分公司教授簡報技巧。但開場前，在現場調查聽眾對簡報的需求結果，有許多聽眾一年只做一場簡報。若忽視它， 繼續就原先的議題授課，聽眾將可能對整場活動興趣缺缺。因此，我們先做了解後，對聽眾們換了另一個開場方式，告訴大家簡報的技巧可以運用在生活中許多地方，讓日常的溝通效率倍增。這樣，大家就能期待課程內容對自己是有價值的，也就會更專注於聽課。就算不特別安排什麼互動，同樣能達到良好的授課效果。
「簡報，就像是一份送給聽眾的禮物。」大班老師說，用送禮的概念來構思簡報的企劃，從聽眾的角度思考、把握以上幾個原則，相信你在事前準備的階段，將能對整場簡報有更精確、更全方位的掌握度！
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林大班老師（Ben）
POWER FOR POINT 的共同創辦人兼首席培訓師，主要負責簡報培訓業務及營運管理工作。
大班老師多年來一直專注於零售及培訓領域，擁有十年以上兩岸三地工作經驗。
2013 年創辦 STUDIO BiG 簡報講堂，於 2015 年初將簡報講堂業務全部併入 POWER FOR POINT，並共同創辦了台灣首個以創業募資為主題的簡報訓練營：PitchCamp。
