每次登台都讓人驚艷,社會人必學超實用的簡報技巧!

在學校課程中分組報告時,總會羨慕有人能在台上侃侃而談,而且還能讓台下的同學全神貫注,聽得比老師上課還專心,到底有什麼祕訣呢?學會這5個簡報的小技巧,不僅能幫助你在課堂報告得高分,在職場上也能讓主管、客戶拍手叫好!
By 加分誌 2021/06/15 00:00:00

文/LISA     圖/Pexel

開頭先提示大綱

多數人在進行簡報時,通常只會簡略說明簡報的主題,或是只在投影片上打出大綱,卻未多做任何說明,便直接進入細節的解說。舉例來說,假設今天要向客戶介紹新產品,通常除了說明產品本身的特點,還會介紹生產製造的公司、市場定位、價格、行銷方式等內容,由於在台上報告的人能夠根據自己準備的內容,隨時調整簡報進度,因此也比聽者更能掌握報告結束的時間。但對於聽者來說,如果沒有在一開始就表明整個簡報的綱要,便會容易使人在報告途中分心,尤其是在單方面接受資訊的情況,人的注意力通常只會維持15到20分鐘。因此,在簡報開始時告訴聽者簡報主要會分為哪些部分、大概會花多長的時間,就能減輕人們的不耐煩。

先講結論,再進細節

因為人的大腦習慣依照邏輯理解事情,所以我們做事情習慣按照順序進行。不過,如果在簡報的過程中總是依照順序鋪成研究過程或專案內容,容易讓聽者失去耐心,因此簡報時應該先提出結論,接著詳細說明整個議題的過程。舉例來說,日本的企業也經常要求員工在製作簡報時先提出最終的結論,再進行細部的說明。比方說,員工提出新產品的企劃是「透明橡皮擦」,重點在於:主打特色是透明、重量輕;接著敘述想要製作出透明橡皮擦的原因:是因為在擦拭筆跡時,常常因為內容被遮住而擦掉了過多部分;如果能讓橡皮擦變成透明的,就能減少錯誤。

圖像比文字更容易理解

為什麼看到長篇大論,我們就容易覺得「好累、不想看」,但是看到充滿照片、漫畫、插圖的書就不會讓你有這種感覺呢?原因在於人的大腦能夠記住80%親眼所見和經歷的事情,但讀過的文字只有20%可以讓人留下印象。如果在簡報投影片上看到滿滿的文字,通常容易讓人覺得閱讀疲憊,多數人就會直接跳過投影片。在閱讀和理解文字的意義時,大腦需要更多的時間來運轉及吸收內容;相反地,圖片或表格不會讓你產生「看得好累」的感受,是因為大腦處理圖像的速度更快。因此製作簡報時,除了應該減少文字的數量、僅列出重點,更可以嘗試用圖像搭配或取代文字。

視覺清爽,聽覺豐富

每個人的記憶力有限,大腦透過視覺和聽覺所能接收到的資訊,其實只有極少部份能真的成為記憶。其實,人類透過聽覺所獲得的資訊只有10%能被大腦記住,但是聽覺卻能帶給人身歷其境、貼近的感受。因此在簡報時,投影片的視覺感受必須簡潔有力,而透過口頭發表的內容,可以增加鋪陳的故事和敘述,讓聽者感覺自己和講者處於相互溝通狀態。報告中列舉真實案例,也能夠幫助聽者理解內容,讓你可以試著用「講故事」的方式敘述一件事情,而非如同讀稿機一般唸著簡報文字,頗為枯燥乏味。

增加互動時間,台下聽眾不無聊

在一場20到30分鐘的簡報中,大家常常開頭聽得很認真,但到中間就會有人開始低頭看手機、看窗外。結尾明明是簡報最重要的關鍵,卻經常發現聽眾注意力渙散的情況。想要解決這個問題,你可以在整個簡報的三分之二處增加一些互動環節,例如:詢問「剛剛有沒有哪裡聽不太懂?」或是「願不願意分享一些意見」,讓現場聽眾與台上的講者互動。有些講座會利用線上提問網站,讓聽眾同步發問,並且在最後尾聲前挑選問題回覆,這也是一個增加互動的方式,相信也不會有人在台下偷偷打瞌睡啦!簡而言之,簡報技巧百百種,如何將內容化簡為繁,清楚明瞭的抓住想要表達的重點,只要輕鬆掌握上述幾個原則,一定能做出一份好的簡報。