EXCEL活用術！神奇的F2鍵學起來超好用

無論再怎麼小心，計算還是有可能出錯，失誤不可能完全避免，但我們可以在這樣的前提之下，學習一些有效的檢查方式。

檢查Excel計算有三個重點。

第一個重點是，每計算一次，就要檢查一次。如果一再拖延，認為：「等做完一個段落，再一次檢查就好了。」最後通常會不了了之，而且也搞不清楚前一次檢查到哪裡了，所以請養成每計算一次就檢查一次的習慣。

第二個重點是，所有的儲存格都要檢查。因為 Excel 表格中所有的數字都互有關連，只要有任何一個地方出錯，都會影響到最後的結果。要是太過輕忽，認為：「只要檢查一半左右就差不多了吧。」結果就在沒有檢查到的地方出錯。所以，請一定要把所有的儲存格都檢查過一遍，Excel 的工作就是要這麼仔細才行。

最後一個重點是花在檢查上的時間。如果徹底遵守前面提到的兩個重點，花在檢查上的時間就跟計算的時間相去無幾。各位在操作 Excel 的時候，如果覺得：「咦？怎麼這麼快就檢查完畢了？」代表檢查得還不夠徹底，必須特別注意。「檢查的時間」＝「計算的時間」，這一點請務必牢記在心裡。

接著，我們就來了解一下計算的檢查方法吧。

1 〔F2〕鍵

檢查數字的方法之一，是按﹝F2﹞鍵。我想，這個方法應該有不少人知道。先點選有算式的儲存格，按一下﹝F2﹞鍵，就可以知道計算的內容。如果是手動輸入的儲存格，則不會顯示算式，所以也可以藉此確認是否為手動輸入。

▲圖2-8是在儲存格G4按一下﹝F2﹞鍵之後出現的畫面，我們可以看出，G4 的數字是 G5×G7 的結果。要知道算式是參照哪些儲存格，按一下﹝F2﹞鍵便一清二楚，對於算式的檢查工作來說非常方便。

2 追蹤功能

檢查計算的時候，比起按﹝F2﹞鍵，我更常使用另一個功能，那就是「追蹤」功能。接下來，就用圖表來說明追蹤功能吧。

追蹤功能可以分為「追蹤前導參照」和「追蹤從屬參照」兩種。

「追蹤前導參照」會以箭頭標示出一個儲存格的算式，是參照了哪些儲存格。比方說，在圖 2-10 中，當我們想知道第二年的銷貨收入，也就是儲存格 G4，是使用了哪些儲存格的數字計算出來的結果，就可以利用追蹤功能。以這個例子來說，使用到的儲存格就是銷貨數量 G5 和單價 G7。

這個功能最方便的地方是，可以同時顯示多個算式的前導參照，圖 2-10 就同時顯示了第一年的銷貨收入（儲存格 F4）、第二年的銷貨收入（儲存格 G4）和第三年的銷貨收入（儲存格 H4）這三個算式的前導參照。

如圖所示，當我們利用追蹤前導參照的功能，把這些計算公式相同的算式放在一起比較時，如果有誤算，很容易就能看出來。例如在圖 2-11 中，只要和第一年及第二年的費用前導參照互相比較，就可以看出第三年的費用（儲存格 H8）計算中遺漏了「租金」的項目。

關於追蹤的操作步驟，請參考圖 2-13 和圖 2-14。

我有很多機會看到其他人製作的 Excel 表格，大家都習慣使用﹝F2﹞鍵來檢查算式，所以算式本身通常沒什麼大問題。比起這個部分，參照的儲存格反而更容易出錯，因為使用「複製貼上」的功能時，參照來源很可能一不小心就跑掉了。這種失誤很常發生，務必格外當心。

按﹝F2﹞鍵，只能顯示一道算式的內容，無法橫向比較，因此即使參照來源跑掉了，也不太容易發現。不過，如果在計算公式相同的算式旁標上追蹤箭頭，一比較之下，如果有錯誤的地方，很容易就能發現。這是追蹤功能的一大優點，一目瞭然又方便操作。

追蹤的另一項功能「追蹤從屬參照」，則可以幫助我們檢查從屬參照的儲存格，這也是﹝F2﹞鍵所沒有的功能。

圖 2-12 是一張用「單價×銷貨數量」計算銷貨收入的表格，當我們想確認儲存格 B4 的單價數字是否確實被包含在銷貨收入的算式中時，只要點選儲存格 B4，再標上從屬參照的追蹤箭頭，如同圖 2-12 右方的表格。這麼一來，我們就可以看出 B4 的數字被包含在每一道銷貨收入的算式中。

像這樣標示追蹤箭頭，就可以利用圖像來檢查計算，非常簡單明瞭。追蹤是檢查計算時經常使用的功能，也請牢記這個功能的快速鍵吧。記下快速鍵，就可以省略掉移動滑鼠、點選功能等一連串麻煩的程序。

順帶一提，在我的 Excel 講座上，第一堂課是以格式和計算的檢查工作為重點，但我一定會在一開始就聲明：「不需要硬背快速鍵。」理由是，與其一味地想加快計算速度，而硬背快速鍵，我更希望大家重視基本的格式和計算的檢查工作。因為就算計算速度再快，如果完成的Excel難以理解或錯誤百出，那也沒有意義。