文／Jordan 圖／Shutterstock
「Who」：你的寄件對象決定你的用字遣詞
撰寫Email務必請先確認寄件對象，尤其對象是初次合作的客戶，這封信除了要清楚表達你的身分及來信目的，用字遣詞上更要盡量展現你的專業度，讓客戶願意放心交辦後續的任務給你。一個好的信件開頭是成功拉近彼此距離的訣竅，讓對方看到你的用心與誠意，接下來才有更多的合作可能。
內部溝通郵件較為彈性，需針對溝通對象的個性轉換語氣。與主管回報事項時，基本的禮貌「謝謝、請」和字句的通順度都要再三確認，對於一些主管來說，這也是一項考核職場倫理與溝通技巧的標準。
「What」：標題一目瞭然、內文清晰分段
Email標題是整篇內文的主旨，收件者不打開信件就能一目瞭然你的來信目的，例如：「商案合作」vs「【XX廠商有酬商案邀約】四月份臉書圖文業配_請於4/10前回覆合作意願，謝謝您。」，從兩個標題就能看出明顯差異，後者能讓收件人在茫茫信海中快速獲得關鍵資訊，增加信件回覆的機率。
標題可以分為三個部分：專案名稱、專案內容和內容補述，以前段標題為例，【XX廠商有酬商案邀約】為專案名稱，目的在於日後方便找到檔案，因此在撰寫時請統一格式。「四月份臉書圖文業配」為專案內容、信件的目的大綱；「請於4/10前回覆合作意願，謝謝您。」則為內容補述。這樣的撰寫方式也可用於投遞求職履歷，不僅能清楚表達你的來意，還可以讓收件人立刻掌握信件要點。
「How」：魔鬼藏在細節裡，Email內容的五項細節
撰寫信件有三點細節需要注意：
1. 內文建議採用「倒金字塔寫作法」：
在整封郵件開頭提出的「核心要點」，簡單敘述這則郵件的目的；信件開頭可以先寫出基本的招呼語，接著破題進入主題，後段補述內容細節。
2. 條列信件重點：
內文善用分段與標點符號，為了讓收件人有耐心閱讀下去，利用條列式陳述、字體顏色與符號都能更有組織性地表達意思。
3. 「英文名字」、「〇先生／〇小姐」是最保險的稱謂：
稱呼自己時使用「我」即可，「我本人」、「我親自」的寫法，會顯得過度自大，而使用「敝人」、「小弟我」等詞彙又會顯得過度疏遠刻意。
除此之外，信件發送前有兩點細節需要留心，避免造成負面影響：
1. 信件地址的順序代表職務的重要程度。一般會將最重要的主管置於第一順位以表尊重，若是寄給客戶的對外Email，客戶的電子郵件地址建議全部置於我方同仁之前。除此之外，建議信件完成後再填寫收件人欄位，避免不小心按下送信件、造成失誤。
2. 文末務必留下基本聯絡資訊，另外建議可以統一文字大小與字型，字體「小」或「中」最適宜在電腦、手機螢幕上觀看。
每個產業和公司文化對於電子郵件的要求都不同，大家可以依照不同工作體制調整信件的撰寫方式，最重要的還是多看多學習，參考前輩們的Email內容並勤加練習，慢慢地就能掌握關鍵、展現出你的專業態度！
